1. YAZARLAR

  2. Tümay Mercan

  3. SAHİ, BİZ BU TOPLANTILARI NEDEN YAPIYORUZ?
Tümay Mercan

Tümay Mercan

Yazarın Tüm Yazıları >

SAHİ, BİZ BU TOPLANTILARI NEDEN YAPIYORUZ?

A+A-

 

Her yıl onlarca konuda onlarca kongre, zirve, toplantı yapılıyor. Hatta aynı konuda farklı kurumlarca farklı şehirlerde çeşitli toplantılar yapılıyor. Bu toplantılar, istişareler, çalışmalar elbette faydalı.

Fikir üretme konusunda da sorun yok. Bir araya gelindiğinde harika fikirler ortaya çıkıyor. Önemli olan bu fikirleri projelendirerek ortaya somut bir fayda koyabilmek ve toplumun, ilgili kesimlerin gelişmesini, bilgilenmesini sağlayabilmek.

Olması gereken, aynı konuda her yapılan toplantının bir öncekinin üstüne yeni bir bilgi koyması ve tıpkı duvar örer gibi tuğlaların üst üste gelmesi.

Gerçekte nasıl oluyor?

Birçok toplantıda her yıl benzer ifadeler ile, “farkındalık sağlamak” telaşı ve tekrarı yaşanıyor. Her toplantı amacının konuya “farkındalık sağlamak” olduğunu söylüyor.

Oysa bizim artık farkındalık aşamasından geçip üretme, üretileni verimli kılma, inovatif davranma, her toplantıda yeni öneriler yapılması ve bunların hayata geçirilmesi, bir önceki yıla göre o konuyu ne kadar geliştirebildiğimize bakılması gerekiyor.

Toplantılar “mış” gibi yapılmasa da devamlılığı olsa da “toplantıların sürdürülebilirliği” açısından eksik kalıyor. Bu durum gelişmeyi, ilerlemeyi engelliyor.

Ne yapmalı?

Her yıl devam eden toplantıların raporlanarak yayınlanması,

Ortaya çıkan yeni fikirlerin kamuoyu, paydaşlar, resmi kurumlar ve ilgililerle ile paylaşılması,

Konuyla ilgili kısa uzun orta vade projelerin yapılması ve hayata geçirilmesi.

Bir kerelik yapılan veya her sene yapılan ama her sene teması/konusu değişen toplantılarda o zamana kadar yapılanların üstüne ekleyecek şekilde konu ve konuşmacıların seçilmesi, raporlanması, ilgili taraflarla paylaşılması ve çıktılarının/uygulanabilecek fikirlerin yine kısa orta ve uzun vadeli projelendirilerek hayata geçirilmesi, eldeki bilgilerin paylaşılması gerekiyor.

Birçok toplantıda bunlar yapılmıyor. Sadece toplantı gününe odaklanılarak toplantı sonrası çalışmaları tam olarak değerlendirilemiyor.

Toplantı Verimliliği

Bu tür organizasyonlarda toplumsal bakış açımız “ele güne karşı toplantı gününü kotarmak” Ya sonra? Sonrasını önemsemiyoruz. Problem de burada. Sonrasını önemsemediğimiz için yeni fikirleri hayata geçirip gelişemiyor kısır bir çember içinde dönüyoruz.

Bazı toplantıların kendi dar çemberinde kalıp “bir şey yapmış olmak için” yapılması hastalığında kaldığını görüyoruz. Bazı toplantıları düzenleyenlerin toplantıya “o gelebilir, bu gelemez” ifadeleriyle bireysel bakış açısını veya egosunu tatmin etmeye çalıştığını, farklı hesaplar içinde olduğunu, aslında sektörel gelişeme destek veriyormuş gibi yapıp köstek olunduğunu görüyoruz. Bazen de onca para ve emek harcanmasına rağmen kötü bir organizasyon ve toplantı yönetimi ortaya çıkıyor.

Oysa her toplantı ve organizasyon için ciddi zaman, emek, para harcanıyor. Harcanan para sonuçta memleketin parası. Ama başta da dediğim gibi onlarca toplantıya rağmen hala tekrarlar ve ileriye gidememeler yaşanıyor birçok toplantıda. Onlarca toplantı onlarca fikir; sonuç; verimsizlik.

Sözün özü; Kaynakları daha iyi kullanmak amacıyla toplantı verimliliği konusunu, neden yapıldığını ve ulaşılmak istenen sonucu her toplantı düzenleyen ciddi ciddi düşünmeli ve katma değer yaratılmalı.

 

Öğr. Gör. Tümay MERCAN

Kocaeli Üniversitesi İletişim Fakültesi Halkla İlişkiler ve Tanıtım B./Yönetim/İletişim Danışmanı

[email protected] Twitter:Tümay [email protected] /Facebook:Tümay Mercan

Bu yazı toplam 895 defa okunmuştur.
Önceki ve Sonraki Yazılar

YAZIYA YORUM KAT

UYARI: Küfür, hakaret, rencide edici cümleler veya imalar, inançlara saldırı içeren, imla kuralları ile yazılmamış,
Türkçe karakter kullanılmayan ve büyük harflerle yazılmış yorumlar onaylanmamaktadır. Yapılan yorumlardan yazarları sorumludur.